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Assurer une bonne traçabilité de l’information

Public visé – Pré-requis nécessaires

Le personnel des services administratifs.

Objectifs

Savoir définir les besoins de la structure, réorganiser le classement, l’archivage pour mieux rechercher les informations et les stocker de manière rationnelle.

Programme détaillé

  • Ouverture de la formation
  • Rappel : l’information dans l’entreprise
    • Son rôle ;
    • L’information interne et externe ;
    • Les différentes étapes du traitement de l’information.
  • Dressez un bilan
    • Les avantages et les inconvénients dans votre classement et votre archivage actuels;
    • Que faut-il améliorer.
  • Les modes et les ordres de classement les plus utilisés en entreprise
    • Alphabétique, numérique, chronologique, idéologique (avantages et inconvénients) ;
    • Les rangements les mieux adaptés (savoir choisir afin de mieux budgétiser).
  • Réorganiser votre classement
    • Savoir organiser ses dossiers;
    • Trier, titre vos dossiers ;
    • Définir les adresses de rangement;
    • Avec l’aide de la bureautique établir un plan de classement afin de le communiquer aux différents services ;
    • Etablir un mode opératoire pour expliquer les procédures de classement choisies.
  • L’archivage et ses lois
    • Respecter les règles en matière de conservation de document ;
    • Définir la fréquence d’archivage dans votre structure ;
    • Organiser vos archives ;
    • Le matériel idéal pour conserver vos archives.
  • L’outil informatique au service de votre classement
    • Rappel : la création de dossiers et sous-dossiers dans votre micro-ordinateur ;
    • Les nouvelles techniques d’archivages : la GED (gestion électronique des données), les différents supports de sauvegarde actuels.

Moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement

Les moyens nécessaires à la formation :

  • 1 ordinateur, un vidéoprojecteur;
  • 1 tableau.
Méthodologie active et participative, situations concrètes issues du vécu des participants.

Le déroulement du stage

Lieu: à définir Dates: à définir Soit 14 heures de formation : de 08h00 - 12h00 et de 14h00 - 17h00 Nombre de stagiaires : 10 maximums Coût pédagogique : 990€ par stagiaire

Modalités de suivi de l'éxecution du programme et d'appréciation des résultats

A l’issue de la formation :

  1. Une attestation de formation sera remise à chaque stagiaire ;
  2. La présence sera chaque jour notée sur une feuille d’émargement ;
  3. Un questionnaire permettra à chacun des participants de noter par des questions fermées leur appréciation du cadre d’accueil et du formateur.





Renseignements et inscriptions


Tél. 0262 41 37 69
Gsm. 0692 03 47 31
Gsm. 0692 79 45 00

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